O que define um ou outro resultado é uma boa estratégia e comunicação com a equipe. Para que isso aconteça, existe uma peça fundamental: a Política de Viagens Corporativas.
Uma viagem corporativa é um investimento com retornos exponenciais para a empresa, mas, se não for bem orientada, gera gastos desnecessário.
Acompanhe esse guia completo para criar uma Política de Viagens Corporativas para a sua empresa e garantir que, a partir de agora, seja menos gastos e mais resultados.
O que é uma Política de Viagens Corporativas?
A política é um documento criado pela organização para nortear as viagens, com regras, condições, prazos e informações importantes, para quando a viagem acontecer.
É comum que nela estejam os parâmetros para a aprovação de uma viagem corporativa, os tetos de valores referentes a passagens, hospedagem, alimentação, os meios de transporte dos colaboradores, as normas, políticas de reembolso, formas de emissão de relatório, como deve ser a prestação de contas, boas maneiras, etc.
É importante que tudo esteja claro e ao alcance de todos(as) viajantes, para que seja cumprido. Só assim a política é capaz de funcionar e trazer resultados para as viagens corporativas.
Por onde começar?
Criar uma boa Política de Viagens Corporativas pode parecer algo difícil demais para colocar em prática, mas com esse guia nós garantimos que, quanto antes as normas da sua empresa para viagens estiverem em mãos, mais rápido vai surtir efeitos positivos para sua empresa.
Para começar, é importante entender a demanda de viagens da sua empresa. Isso inclui os departamentos que utilizam dessa estratégia e como está acontecendo até então. Conte com uma equipe para colher o máximo de informações possível sobre as datas, valores, objetivos, volume de colaboradores em trânsito, imprevistos recorrentes e relatórios.
Com tudo isso em mãos, fica mais fácil analisar as viagens como elas são feitas hoje e estabelecer quais são os pontos que funcionam e quais precisam de melhorias.
Converse com sua equipe
Análise feita, é hora de ouvir os colaboradores e entender suas necessidades. O que incomoda e o que é elogiado na forma como a empresa lida com as viagens? O que eles precisam enquanto estão nos destinos?
Lembre-se que o foco da política de viagens corporativas é garantir o bem-estar dos funcionários e evitar gastos desnecessários.
Por isso, estar alinhado com o que sua equipe pensa sobre o assunto é fundamental para criar uma estratégia que funcione para todos(as).
Nessa conversa, leve os pontos analisados, questione, abra para o debate e recolha todo o feedback que surgir. Considere da opinião de um gestor financeiro, até a de um secretário que faz a agenda das viagens.
Só assim é possível amparar todo processo.
Crie a estratégia
Agora que todos estão alinhados às demandas de uma viagem corporativa, chegou a hora de reunir as pessoas responsáveis por pensar estratégias das áreas financeiras, gestão de pessoas, comerciais, para entender as metas das viagens e desenhar detalhadamente a política.
Deixe claro, ao escrever o documento, o porquê é importante que todos sigam e leiam as recomendações da Política de Viagens Corporativas.
Para facilitar, divida o documento em tópicos. Por exemplo: valores, regras, objetivos, relatórios, boas práticas, segurança, etc. Não se esqueça de escrever cada detalhe em cada um deles.
Comunicação
Quando a Política de Viagens Corporativas da sua empresa estiver em mãos, é hora de dividir com o resto do time. Não hesite em demandar tempo e investimento para isso, afinal uma política guardada na gaveta, não surte efeito algum.
Comunique, faça treinamentos, envie e-mail marketing, compartilhe o documento na íntegra, apresente para a empresa, faça questão de esclarecer dúvidas e abra para sugestões. Só assim, todos e todas vão estar por dentro, na hora de viajar.
Antes de organizar uma viagem corporativa, garanta que a política esteja nas mãos do viajante e avise sobre a importância de cumprir com o que consta no documento. Os resultados serão gratificantes!
Conte com Ferramentas Especializadas
Existem diversas ferramentas e agências especializadas em viagens corporativas que vão colaborar para que as viagens aconteçam da melhor forma.
Na Belvitur, por exemplo, trabalhamos com três ferramentas diferentes para gestão de viagens corporativas. Em todas, a reserva para estadia, compra de passagens e gestão de gastos, está integrada de maneira ágil e automatizada.
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